سه ترفند هوشمندانه برای قالب‌بندی در اکسل
به گزارش اپ خونه، صفحه‌گسترده‌ها نباید کسل‌کننده و خشک باشند، به‌خصوص اگر می‌خواهید دیگران آنها را مطالعه کنند. چند ترفند ساده یاد بگیرید تا داده‌هایتان را به‌راحتی قالب‌بندی (formatting) کنید و ورک‌بوک‌هایی بسازید که همکارانتان به آن توجه کنند.
ترفند اول: استفاده از ابزار Fill Handle
مرحله ۱: یک ورک‌بوک (workbook) اکسل موجود را باز کنید. در اینجا، یک جدول ناتمام داریم که سودهای یک کسب‌وکار کوچک را نشان می‌دهد.
مرحله ۲: می‌خواهید ستون “ماه” را کامل کنید، اما نمی‌خواهید هر ماه را به‌صورت دستی تایپ کنید. مشکلی نیست! کافی است سلول A2 (ژانویه) را انتخاب کرده و نشانگر ماوس را روی گوشه پایین سمت راست سلول نگه دارید. یک علامت به‌علاوه سیاه‌رنگ کوچک ظاهر می‌شود که به آن Fill Handle می‌گویند.
مرحله ۳: Fill Handle را نگه دارید و تا سلول A13 بکشید تا ماه‌ها به ترتیب پر شوند. اگر تعداد سلول‌ها زیاد باشد، می‌توانید به‌جای کشیدن، دو بار روی Fill Handle کلیک کنید تا به‌صورت خودکار تمامی ورودی‌ها تا انتهای جدول کامل شوند.
ترفند دوم: قالب‌بندی عددی
مرحله ۱: متوجه می‌شوید که اعداد موجود در ستون “سود” قالب‌بندی نشده‌اند تا نشان دهند به چه واحد پولی مربوط هستند. می‌توانید هر سلول را جداگانه قالب‌بندی کنید، اما این کار زمان‌بر است. به‌جای آن، تمامی سلول‌هایی را که می‌خواهید تغییر دهید، انتخاب کنید.
مرحله ۲: روی سلول‌های انتخاب‌شده راست‌کلیک کرده و گزینه Format Cells را پیدا کنید.
مرحله ۳: روی Format Cells کلیک کنید و در برگه Number گزینه Currency را انتخاب کنید.
مرحله ۴: گزینه Symbol را کلیک کرده و واحد پولی موردنظر خود را انتخاب کنید، مثلاً دلار آمریکا.
مرحله ۵: تعداد اعشار را روی ۲ تنظیم کنید و انتخاب کنید که مقادیر منفی چگونه نمایش داده شوند (چهار گزینه موجود است). بخشی به نام Sample نیز وجود دارد که می‌توانید ببینید اعدادتان چگونه در ورک‌بوک نمایش داده می‌شوند.
مرحله ۶: روی OK کلیک کنید. اکنون اعداد شما به‌صورت مقادیر پولی نمایش داده می‌شوند. این تغییر دائمی است مگر اینکه دوباره قالب‌بندی را تغییر دهید؛ بنابراین اگر بخواهید عددی را تغییر دهید، نیازی به قالب‌بندی مجدد نیست.
ترفند سوم: افزودن گرافیک به داده‌ها
مرحله ۱: صفحات گسترده حرفه‌ای معمولاً فقط متن و عدد نیستند. افزودن گرافیک‌ها به‌سادگی می‌تواند کار شما را قابل‌فهم‌تر و زیباتر کند. ابتدا روی برگه Insert کلیک کنید و به دنبال گزینه Icons بگردید.
مرحله ۲: پنجره Icons باز می‌شود که صدها گرافیک رایگان را برای افزودن به داده‌ها ارائه می‌دهد. می‌توانید از نوار جستجو استفاده کنید یا دسته‌بندی‌هایی مانند Business را مشاهده کنید.
مرحله ۳: گرافیک موردنظر (یا گرافیک‌ها) را انتخاب کرده و روی دکمه Insert کلیک کنید.
مرحله ۴: آیکون را به مکان دلخواه در جدول یا نمودار بکشید و رها کنید. این آیکون بالای شبکه قرار می‌گیرد و با داده‌ها تداخل پیدا نمی‌کند.
مرحله ۵: اگر می‌خواهید رنگ آیکون را تغییر دهید، روی برگه Graphics Format کلیک کنید.
مرحله ۶: از منوی کشویی کنار Graphics Fill رنگ موردنظر را انتخاب کنید.
مرحله ۷: اگر می‌خواهید از چند رنگ در آیکون استفاده کنید، باید آن را به یک شکل تبدیل کنید. در حالی که در برگه Graphics Format هستید، گزینه Convert to Shape را انتخاب کنید.
مرحله ۸: اکنون می‌توانید هر قسمت از شکل را جداگانه انتخاب کنید و با استفاده از برگه Shape Format به آن رنگ بدهید. همچنین می‌توانید اندازه گرافیک را با استفاده از دستگیره‌های موجود در اطراف قاب انتخاب تغییر دهید.
اگر به دنبال این هستید که صفحات گسترده شما تأثیرگذارتر باشند، این ترفندها را امتحان کنید. اکسل، با تمام قابلیت‌های پیشرفته‌اش، این قدرت را به شما می‌دهد که داده‌ها را به شکلی کاملاً متفاوت ارائه دهید. پس از این ترفندها نهایت بهره را ببرید و نتایج عالی کسب کنید.
