فرمت‌دهی مقدار منسوخ در اکسل – چیست و چرا مهم است؟
به گزارش اپ خونه، اگر به تازگی شروع به استفاده از اکسل کرده‌اید، ممکن است به این موضوع عادت کنید که برنامه به صورت خودکار هر تغییری را اعمال کرده و نتایج فرمول‌ها را در تمام سلول‌های یک برگه داده دوباره محاسبه می‌کند.
اما زمانی که حجم داده‌ها افزایش می‌یابد، محاسبات خودکار ممکن است زمان زیادی بگیرد و منابع CPU را به شدت مصرف کند. این مسئله می‌تواند باعث کندی یا حتی قفل شدن برنامه شود تا زمانی که تمام سلول‌ها دوباره محاسبه شوند. علاوه بر این، با اضافه کردن سلول جدید یا تغییر در داده‌ها، این فرآیند دوباره آغاز می‌شود.
حالت محاسبه دستی این امکان را به شما می‌دهد که فقط یک محدوده خاص از سلول‌ها را در زمانی که می‌خواهید، دوباره محاسبه کنید.
در حالت عادی، این رویکرد یک مشکل ایجاد می‌کند. اگر محدوده را برای مدت طولانی روی “دستی” بگذارید و بازمحاسبه را انجام ندهید، ممکن است مقادیر قدیمی و محاسبه‌شده قبلی باقی بمانند بدون اینکه شما متوجه شوید. فرمت‌دهی مقدار منسوخ (یا مقدار از رده خارج شده و قدیمی) در اکسل برای حل این مشکل طراحی شده است.
فرمت‌دهی مقدار منسوخ چیست؟
به زبان ساده، فرمت‌دهی مقدار منسوخ سلول‌هایی را که ممکن است تحت تأثیر تغییرات اخیر در سایر نقاط مجموعه داده قرار گرفته باشند، نشان می‌دهد.
به عنوان مثال فرض کنید یک مجموعه داده مربوط به فروش چند فروشنده دارید که تمام فروش‌های ماهانه آن‌ها را نشان می‌دهد. از مجموع فروش‌ها برای محاسبه کمیسیون هر فروشنده استفاده می‌کنید. برای جلوگیری از محاسبات مداوم مجموع‌ها، محاسبه کمیسیون را در پایان هر دوره پرداخت انجام می‌دهید.
اما از آنجایی که کمیسیون بر اساس مجموع فروش محاسبه می‌شود، تغییراتی در داده‌ها (مانند بازپرداخت که مقدار برخی آیتم‌ها را تغییر می‌دهد) می‌تواند روی این مقدار تأثیر بگذارد.
بدون فرمت‌دهی مقدار منسوخ، هیچ راهی برای تشخیص اینکه آیا مقادیر قبلاً محاسبه‌شده همچنان درست هستند یا خیر وجود ندارد. تنها راه برای اطمینان از به‌روز بودن مجموعه داده، اجرای یک بازمحاسبه دیگر است.
فرمت‌دهی مقدار منسوخ در Microsoft 365
به طور معمول، اکسل هیچ گزینه‌ای برای فرمت‌دهی مقدار منسوخ ارائه نمی‌دهد. اما در سال ۲۰۲۳، مایکروسافت شروع به ارائه یک ویژگی آزمایشی برای کاربران Beta Channel در ویندوز کرد. در نوامبر ۲۰۲۴، این ویژگی برای همه کاربران اکسل در Microsoft 365 عرضه شد.
اساس این ویژگی جدید ساده است: مقادیر منسوخ بلافاصله شناسایی شده، نمایش داده می‌شوند و خط می‌خورند. سپس می‌توانید یک سلول با مقدار منسوخ را انتخاب کنید و با فشردن کلید F9 محاسبه مجدد را انجام دهید.
پس از آن، کل مجموعه داده به‌روزرسانی شده و تمام مقادیر خط‌خورده حذف می‌شوند، حداقل تا زمانی که تغییرات جدیدی ایجاد کنید که باعث ایجاد مقادیر منسوخ بیشتر شوند.
ویژگی فرمت‌دهی مقدار منسوخ از اکسل ۳۶۵ برای ویندوز، نسخه ۲۴۰۹ (بیلد ۱۸۰۲۵.۲۰۱۲۶ یا جدیدتر) شروع شده است. اما ممکن است برای همه کاربران در دسترس نباشد.
علاوه بر این، این گزینه هنوز محدود به همان نسخه از اکسل است و هیچ راهی برای تغییر فرمت مورد استفاده اکسل برای مقادیر منسوخ وجود ندارد. خط زدن تنها گزینه‌ای است که فعلاً در دسترس است.
فرمت‌دهی مقدار منسوخ به صورت دستی
اگر از نسخه دیگری از ویندوز استفاده می‌کنید یا فرمت دیگری غیر از خط زدن می‌خواهید، می‌توانید یک سیستم زمان‌بندی دستی برای ردیابی سلول‌هایی که اخیراً تغییر کرده‌اند، پیاده‌سازی کنید.
مرحله۱. یک ستون زمان‌بندی در کنار مقادیر که به طور مکرر تغییر می‌کنند یا دوباره محاسبه می‌شوند، اضافه کنید. این ستون باید در فرمت تاریخ باشد. به عنوان مثال، اگر مقادیر شما در ستون B هستند، از ستون کمکی C برای زمان‌بندی استفاده کنید.
مرحله۲. هر بار که مقداری را در ستون B وارد یا ویرایش می‌کنید، به همان ردیف در ستون C بروید و کلیدهای Ctrl + Shift + ; و سپس Ctrl + ; را فشار دهید. این کار زمان و تاریخ ویرایش را ثبت می‌کند.
مرحله۳. برای ستون زمان‌بندی، یک قانون فرمت‌دهی شرطی ایجاد کنید (Conditional Formatting > New Rule).
مرحله۴. برای مثال، می‌توانید تمام سلول‌هایی که مقدارشان بیشتر از هفت روز قدیمی است را با فرمول زیر برجسته کنید:
TODAY() – $B1 > 7=
با اعمال این فرمول در فرمت‌دهی شرطی، ارجاع سلول به طور خودکار برای شمارش ردیف‌ها تنظیم می‌شود.
پس از آن، معمولاً می‌توانید سلول‌هایی را که مدتی پیش تغییر کرده‌اند و ممکن است مقادیر منسوخ داشته باشند، ببینید.
همچنین می‌توانید با شرایط مختلف زمان‌بندی بازی کنید (مانند تعریف مقادیر منسوخ به عنوان مقادیر جدیدتر به جای قدیمی‌تر).
