نحوه یافتن و حذف فضاهای اضافی در Microsoft Word

هنگام تایپ، فاصله بین کلمات، حروف، اعداد، عبارات و غیره نشان دهنده فردیت یا جدایی آنهاست. در غیر این صورت به تفسیر دیگری تبدیل می شود یا درک آن را سخت می کند. در بیشتر موارد، هنگام گذاشتن فاصله بین کلمات، اکثر افراد از فاصله تک استفاده می کنند. اما، ممکن است متوجه شوید که برخی از قسمت‌های متن تایپ‌شده شما شبیه به فاصله بیش از یک بار استفاده شده است.

اگر از مایکروسافت ورد برای ایجاد انواع اسناد استفاده می کنید، ممکن است بخواهید آن خطا را اگر اغلب رخ می دهد برطرف کنید. در اینجا نحوه یافتن و حذف این فضاهای اضافی در Microsoft Word آورده شده است.

با استفاده از Find and Replace، فضاهای اضافی را در Microsoft Word پیدا و حذف کنید

اولین راه واضح این است که آن را به صورت دستی انجام دهید زیرا نمی خواهید اتوماسیون باعث ایجاد خطا شود. اما، برای رفع این خطاهای فاصله گذاری، ابتدا به Word نیاز دارید تا آنها را بیابید. پس از شناسایی مکان ها، می توانید فاصله را با استفاده از تابع جایگزین به روز کنید.

مرحله ۱: روی دکمه Start کلیک کنید و تایپ کنید کلمه برای جستجوی برنامه

گام ۲: از نتایج، روی گزینه open در زیر برنامه Microsoft Word کلیک کنید تا باز شود.

مرحله ۳: روی منوی کشویی کنار Find در گوشه سمت راست بالای نوار در Microsoft Word کلیک کنید.

مرحله ۴: از میان گزینه های نمایش داده شده، گزینه Advanced Find را انتخاب کنید تا کادر Find and Replace راه اندازی شود.

مرحله ۵: در کادر Find and Replace، روی تب Find کلیک کنید.

مرحله ۶: مکان نما خود را در قسمت Find what قرار دهید و دو بار روی فاصله خود ضربه بزنید تا دو فاصله اضافه کنید.

به قسمت Find what هنوز خالی به نظر می رسد توجه کنید. اما، به وضوح فضای داخل جعبه را خواهید دید.

مرحله ۷: برای شناسایی فضاهای اضافی در سند Word خود، روی دکمه Find Next کلیک کنید.

مکان نما Word جاهایی را که فاصله ها بیش از یک بار در سند ظاهر می شوند را برجسته می کند.

مرحله ۸: در بالای Find and Replace، روی زبانه Replace کلیک کنید.

مرحله ۹: مکان نما خود را در قسمت Replace with قرار دهید و یک بار روی فاصله خود ضربه بزنید تا نشان دهنده یک فاصله باشد.

مرحله ۱۰: در پایین کادر Find and Replace، روی Replace یا Replace All کلیک کنید تا فاصله در سند از دو برابر به تک تغییر کند.

مرحله ۱۱: پس از اینکه Word از شما خواست که تعویض انجام شده است، کادر محاوره ای را ببندید.

این روش مستلزم آن است که شما آگاهانه روی سند چک کنید. اما اگر می‌خواهید Word به طور خودکار از آن مراقبت کند، در اینجا کاری است که باید انجام دهید.

نحوه یافتن و حذف فضاهای اضافی در Microsoft Word با استفاده از تنظیمات تصحیح

می توانید تنظیمات تصحیح را برای قفل کردن نوع فاصله در سند Word خود به روز کنید. بنابراین هر زمان که شما خطایی ایجاد کنید، بررسی املای Word به طور خودکار آن را علامت گذاری می کند. به این ترتیب، می‌توانید به‌روزرسانی‌هایی را در سند Word در حین تایپ کردن به‌جای گذشته‌نگر مانند روش Find and Replace انجام دهید.

مرحله ۱: روی دکمه Start کلیک کنید و تایپ کنید کلمه برای جستجوی برنامه

گام ۲: از نتایج، روی برنامه یا سند Microsoft Word کلیک کنید تا باز شود.

مرحله ۳: در سمت چپ بالای نوار مایکروسافت آفیس، روی تب File کلیک کنید.

مرحله ۴: به پایین منوی File بروید و روی More Options کلیک کنید تا منوی جمع‌شده نمایش داده شود.

مرحله ۵: از منو روی گزینه ها کلیک کنید.

مرحله ۶: در سمت چپ پاپ آپ Word Options، روی تب Proofing کلیک کنید.

مرحله ۷: از تنظیمات Proofing، به بخش «هنگام تصحیح املا و دستور زبان در Word» بروید.

مرحله ۸: کادرهای کنار “علامت گذاری خطاهای دستور زبان در حین تایپ” و “بررسی دستور زبان با املا” را علامت بزنید.

مرحله ۹: روی دکمه Settings در کنار Writing Style کلیک کنید تا کادر Grammar Settings اجرا شود.

مرحله ۱۰: گزینه های موجود در کادر تنظیمات گرامر را به پایین اسکرول کنید تا به Spacing برسید. علامت کادر کنار Spacing را بردارید.

مرحله ۱۱: به پایین اسکرول کنید تا به بخش کنوانسیون‌های نقطه‌گذاری برسید.

مرحله ۱۲: منوی کشویی کنار «فاصله بین جملات» را بررسی کنید.

مرحله ۱۳: فاصله مورد نظر خود را بین جملات انتخاب کنید و روی OK در پایین پنجره کلیک کنید تا تغییرات شما ذخیره شود.

رفع تنظیمات تصحیح خودکار در Word

هر زمان که از تنظیم فاصله خود منحرف شوید، Word باید به طور خودکار آن را روی سند علامت گذاری کند تا به شما اطلاع دهد. این تقریباً شبیه تنظیمات تصحیح خودکار است که در آن Word به طور خودکار متن شما را وقتی از فرهنگ لغت منحرف می‌کنید اصلاح می‌کند.