چطور یک لیست کشویی (Drop-Down) در Word اضافه کنیم

به گزارش اپ خونه، معمولا سندهای Word برای این طراحی نمی‌شوند که خواننده‌ها تغییری در خود سند ایجاد کنند. اما اگر قصد دارید یک فرم یا نظرسنجی آنلاین بسازید و آن را به جای PDF به صورت یک فایل Word توزیع کنید، این کار می‌تواند مفید باشد. معمولاً ویرایش یک سند متنی ساده‌تر از PDF است و کنترل‌های فرم مثل لیست‌های کشویی می‌توانند تجربه کاربری را بهتر کنند.

در ادامه مراحل اضافه کردن لیست کشویی به سند Word را آموزش می‌دهیم.

بخش اول: فعال کردن تب Developer در Word

برای دسترسی به بخش‌های پیشرفته نرم‌افزار Word، باید از ابزارهای توسعه‌دهنده (Developer) استفاده کنید. این ابزارها به طور پیش‌فرض در نوار ابزار بالای صفحه مخفی هستند و باید آن‌ها را فعال کنید.

مرحله ۱: یک سند Word باز کنید.

مرحله ۲: روی تب «File» در گوشه بالا سمت چپ کلیک کنید و گزینه «Options» را از پایین انتخاب کنید. در برخی نسخه‌ها، ممکن است نیاز باشد ابتدا روی «More» کلیک کنید.

How to Add a Drop Down List in Word 1

مرحله ۳: در منوی تنظیمات، به تب «Customize Ribbon» در سمت چپ بروید.

How to Add a Drop Down List in Word 2

مرحله ۴: در لیست سمت راست صفحه اسکرول کنید و گزینه «Developer» را تیک بزنید و سپس روی «OK» کلیک کنید.

How to Add a Drop Down List in Word 3

حالا باید تب «Developer» را در نوار بالای صفحه مشاهده کنید.

بخش دوم: اضافه کردن لیست کشویی به سند Word

با فعال کردن تب Developer، حالا می‌توانید یک لیست کشویی ساده ایجاد کنید.

مرحله ۱: به تب «Developer» بروید و گزینه «Drop-Down List Content Control» را انتخاب کنید. در حالت تمام‌صفحه، این گزینه سومین آیکون در ردیف دوم زیرمنوی «Controls» است.

How to Add a Drop Down List in Word 4

مرحله ۲: یک لیست کنترل ساده با متن نمونه «Choose an item» ظاهر می‌شود.

How to Add a Drop Down List in Word 5

بخش سوم: تنظیم کردن لیست کشویی

لیست کشویی جدیدی که ساختید هنوز هیچ آیتمی ندارد، بنابراین باید گزینه‌هایی برای آن تعریف کنید.

مرحله ۱: روی لیست کشویی که ایجاد کرده‌اید کلیک کنید.

مرحله ۲: در بخش «Controls»، گزینه «Properties» را انتخاب کنید.

How to Add a Drop Down List in Word 6

مرحله ۳: به لیست خود یک عنوان بدهید و اگر دوست دارید، یک رنگ انتخاب کنید.

How to Add a Drop Down List in Word 7

مرحله ۴: برای اضافه کردن گزینه‌ها، روی دکمه «Add…» در منوی پاپ‌آپ کلیک کنید.

مرحله ۵: نام و مقدار گزینه را وارد کنید (این دو معمولا یکسان هستند) و سپس روی «OK» کلیک کنید.

How to Add a Drop Down List in Word 8

مرحله ۶: مراحل ۴ و ۵ را تکرار کنید تا به تعداد گزینه‌های موردنظر برسید.

مرحله ۷: در همان منوی «Properties»، گزینه «Content control cannot be deleted» را تیک بزنید. این کار باعث می‌شود که دیگران نتوانند به‌طور تصادفی این لیست را حذف کنند.

How to Add a Drop Down List in Word 9

مرحله ۸: وقتی تغییرات را انجام دادید، روی «OK» کلیک کنید.

حالا وقتی کسی روی باکس کلیک کند، یک لیست کشویی از گزینه‌ها با فلش پایین سمت راست نمایش داده می‌شود.

How to Add a Drop Down List in Word 10

برای حذف لیستی که ایجاد کرده‌اید، روی آن راست‌کلیک کرده و گزینه «Remove Content Control» را انتخاب کنید.

مزایا و معایب اضافه کردن لیست کشویی در Word

برخلاف اکسل، لیست‌های کشویی در Word بسیار محدود هستند. این لیست‌ها معمولا برای چند انتخاب ساده مناسب هستند و نباید از آن‌ها برای کنترل‌های پیچیده استفاده کرد.

توجه داشته باشید که باکس‌های کشویی ممکن است به‌طور یکپارچه در متن قرار نگیرند. اگر قصد دارید این لیست‌ها را در پاراگراف‌ها یا متن‌های چندگزینه‌ای قرار دهید، حتماً متن را چندین بار بررسی کنید تا مطمئن شوید سند خوانا است.

همچنین باید بدانید که لیست‌های کشویی ممکن است در همه ویرایشگرهای متنی به درستی نمایش داده نشوند. نسخه‌های قدیمی‌تر Word و برخی از ویرایشگرهای متن ممکن است در نمایش این باکس‌ها مشکل داشته باشند. حتی در Word Online ممکن است کاربران نتوانند گزینه‌های لیست را انتخاب کنند.

در نهایت، هیچ راهی برای ایجاد لیست‌های کشویی چندسطحی در Word وجود ندارد. اگر به چنین قابلیتی نیاز دارید، بهتر است از Excel یا نرم‌افزارهای دیگری که امکانات بیشتری ارائه می‌دهند، استفاده کنید.