چگونه اطلاعات شخصی را از فایل Word حذف کنیم
به گزارش اپ خونه، وقتی یک فایل Word را برای کسی می‌فرستید، معمولاً در آن فقط متن نیست؛ بلکه اطلاعات اضافه‌ای مثل نام شما، تاریخچه فایل، نظرات و حتی محل ذخیره شدن فایل نیز در آن وجود دارد.
این داده‌های پنهان متادیتا (Metadata) نام دارند و تا زمانی که آن‌ها را به‌صورت دستی حذف نکنید، در فایل باقی می‌مانند.
اگر قرار است رزومه، مدارک حقوقی یا پروژه‌های درسی را ارسال کنید، بهتر است قبلش این اطلاعات را حذف کنید. خوشبختانه، Word یک ابزار داخلی دارد که بیشتر این اطلاعات را به‌راحتی پاک می‌کند.
استفاده از Document Inspector برای حذف داده‌های پنهان
این روش سریع‌ترین راه برای یافتن و حذف اطلاعاتی مثل نام نویسنده، ویرایش‌های قبلی، نظرات و دیگر متادیتاهاست.
مرحله ۱: روی فایل Word کلیک کنید، سپس در بالا سمت چپ، گزینه File را بزنید.
مرحله ۲: روی گزینه Info کلیک کنید.
مرحله ۳: روی منوی کشویی کنار Check for Issues کلیک کرده، سپس Inspect Document را انتخاب کنید.
مرحله ۴: یک پنجره باز می‌شود که شامل چندین گزینه است. همه گزینه‌ها را علامت‌دار نگه دارید و روی Inspect کلیک کنید.
مرحله ۵: اگر اطلاعاتی پیدا شد، در کنار هر مورد روی Remove All کلیک کنید.
این مراحل بیشتر اطلاعات پنهان و شخصی را حذف می‌کنند. در پایان، فایل را با یک نام جدید ذخیره کنید تا یک نسخه تمیز داشته باشید.
حذف متادیتا به‌صورت دستی
حتی پس از استفاده از Document Inspector، ممکن است بعضی از ویژگی‌های فایل همچنان باقی بمانند. می‌توانید آن‌ها را دستی پاک کنید.
مرحله ۱: روی فایل Word کلیک کرده و گزینه File را بزنید.
مرحله ۲: روی Info کلیک کنید.
مرحله ۳: در سمت راست، قسمت Properties را خواهید دید. روی Show All Properties کلیک کنید.
مرحله ۴: هر اطلاعات شخصی که در آن قسمت هست را پاک کنید.
جلوگیری از اضافه شدن متادیتا در آینده
اگر نمی‌خواهید Word به‌طور خودکار این اطلاعات را در فایل‌ها اضافه کند، می‌توانید جزئیات پیش‌فرض کاربری را تغییر دهید:
مرحله ۱: فایل Word را باز کرده و روی File کلیک کنید.
مرحله ۲: روی Options بزنید.
مرحله ۳: در منوی سمت چپ، گزینه General را انتخاب کنید.
مرحله ۴: در بخش Personalize your copy of Microsoft Office، نام و نام اختصاری خود را حذف یا جایگزین کنید.
حذف و تأیید تغییرات پیگیری‌شده (Tracked Changes)
اگر سند شما شامل ویرایش‌های پیگیری‌شده یا نظرات باشد، این اطلاعات نشان می‌دهند چه کسی چه چیزی را ویرایش کرده و چه زمانی. باید این تغییرات را تأیید یا حذف کنید.
مرحله ۱: به سربرگ Review در بالای Word بروید.
مرحله ۲: اگر علامت‌گذاری‌ها را می‌بینید، روی Accept > Accept All Changes کلیک کنید.
مرحله ۳: سپس روی Delete > Delete All Comments in Document کلیک کنید.
این کار تمام اطلاعات مربوط به نام شما، از جمله پیشنهادها، ویرایش‌ها یا یادداشت‌ها را پاک می‌کند. پس از انجام این مراحل، سند آماده ارسال خواهد بود.
ذخیره یک نسخه بدون اطلاعات شخصی
می‌توانید به Word دستور دهید که هر بار هنگام ذخیره، به‌صورت خودکار اطلاعات شخصی را حذف کند.
مرحله ۱: روی File کلیک کنید.
مرحله ۲: روی Options بزنید.
مرحله ۳: روی Trust Center کلیک کرده، سپس Trust Center Settings را انتخاب کنید.
مرحله ۴: گزینه Privacy Options را انتخاب کنید.
مرحله ۵: تیک گزینه Remove personal information from file properties on save را بزنید.
این کار باعث می‌شود اطلاعاتی مثل نام شما و ویژگی‌های پنهان در نسخه‌های آینده فایل ذخیره نشوند.
