چگونه ایمیل‌های ارسال‌شده در Outlook را پس بگیریم
به گزارش اپ خونه، دلایل زیادی وجود دارد که ممکن است بخواهید یک ایمیل ارسال‌شده را پس بگیرید. شاید متوجه یک غلط تایپی شوید، فایلی را فراموش کرده باشید ضمیمه کنید، یا به‌سادگی از ارسال آن پشیمان شده باشید. خوشبختانه، مایکروسافت اوتلوک به شما امکان می‌دهد ایمیل ارسال‌شده را پس بگیرید. در اینجا روش انجام این کار را توضیح می‌دهیم.
آیا می‌توان همه‌ی ایمیل‌های Outlook را پس گرفت؟
شما فقط در صورتی می‌توانید یک ایمیل را در Outlook پس بگیرید که هم شما و هم گیرنده در یک سازمان باشید. شما نمی‌توانید ایمیل‌هایی را که به آدرس‌های @gmail.com، @hotmail.com یا سایر سرویس‌های ایمیل وب‌محور ارسال شده‌اند، پس بگیرید.
دکمه‌ی “Recall Message” (پس گرفتن پیام) پس از ارسال ایمیل ظاهر می‌شود. شما می‌توانید هر زمان که خواستید روی آن کلیک کنید و محدودیت زمانی ندارد. اما نمی‌توان ایمیل‌های خوانده‌شده را پس گرفت. بنابراین نباید بیش از حد منتظر بمانید.
همچنین، اگر یک ایمیل با Azure Information Protection محافظت شده باشد، امکان پس گرفتن آن وجود ندارد؛ زیرا تدابیر امنیتی اضافه مانع این کار می‌شوند.
چگونه در نسخه‌ی جدید Outlook و Outlook برای Mac ایمیل ارسال‌شده را پس بگیریم؟
نسخه‌ی جدید Outlook و Outlook برای Mac این کار را ساده کرده‌اند. در ادامه روش انجام این کار را توضیح داده‌ایم:
مرحله ۱: در قسمت سمت چپ، به “Sent Items” (موارد ارسال‌شده) بروید.
مرحله ۲: ایمیلی را که می‌خواهید پس بگیرید، دوبار کلیک کنید. این کار آن را در یک پنجره‌ی جدید باز می‌کند.
مرحله ۳: در بالای صفحه روی “Recall Message” (پس گرفتن پیام) کلیک کنید.
مرحله ۴: گزینه‌ی “OK” را انتخاب کنید.
مدتی بعد، یک گزارش به صندوق ورودی شما ارسال می‌شود. لینکی داخل آن وجود دارد که نشان می‌دهد آیا فرآیند پس گرفتن موفقیت‌آمیز بوده است یا نه. اگر گیرنده ایمیل را خوانده یا حتی پیش‌نمایش آن را دیده باشد، پس گرفتن ایمیل ناموفق خواهد بود.
چگونه در نسخه‌ی کلاسیک Outlook ایمیل ارسال‌شده را پس بگیریم؟
نسخه‌ی کلاسیک Outlook چند مرحله‌ی اضافی دارد، اما همچنان فرآیند آن ساده است.
مرحله ۱: در قسمت سمت چپ، پوشه‌ی “Sent Items” (موارد ارسال‌شده) را باز کنید.
مرحله ۲: ایمیلی را که می‌خواهید پس بگیرید، دوبار کلیک کنید.
مرحله ۳: به تب “Message” (پیام) در بالای صفحه بروید.
مرحله ۴: روی گزینه‌ی “Actions” (اقدامات) کلیک کنید.
مرحله ۵: از منوی کشویی گزینه‌ی “Recall This Message” (پس گرفتن این پیام) را انتخاب کنید.
مرحله ۶: گزینه‌ی “Delete unread copies of this message” (حذف نسخه‌های خوانده‌نشده‌ی این پیام) را انتخاب کنید.
مرحله ۷: روی “OK” کلیک کنید.
اگر از نوار ابزار ساده‌شده (Simplified Ribbon) استفاده می‌کنید، مرحله‌ی ۴ متفاوت خواهد بود. در این صورت باید این مراحل را دنبال کنید:
- روی دکمه‌ی سه‌نقطه در گوشه‌ی سمت راست بالا کلیک کنید.
- ماوس را روی “Actions” (اقدامات) نگه دارید.
- اکنون گزینه‌ی “Recall This Message” (پس گرفتن این پیام) را خواهید دید. مراحل ۶ و ۷ را مطابق دستورالعمل ادامه دهید.
حدود ۳۰ ثانیه بعد، یک “Message Recall Report” (گزارش پس گرفتن پیام) دریافت خواهید کرد. این گزارش را بررسی کنید تا مطمئن شوید که ایمیل شما پس گرفته شده است. با این حال، همان‌طور که گفتیم، اگر گیرنده ایمیل را خوانده باشد، فرآیند پس گرفتن ناموفق خواهد بود.
چگونه در Outlook.com ایمیل ارسال‌شده را پس بگیریم؟
Outlook.com یک سرویس ایمیل وب‌محور مانند Gmail یا Hotmail است. این یعنی که امکان پس گرفتن ایمیل در آن وجود ندارد. پس از کلیک روی “Send” (ارسال)، ایمیل دیگر تحت کنترل شما نیست. اما می‌توانید ارسال ایمیل را ۵ تا ۱۰ ثانیه به تأخیر بیندازید، تا در این فاصله بتوانید ارسال آن را لغو کنید. چگونه ارسال ایمیل را در Outlook.com به تأخیر بیندازیم؟
مرحله ۱: روی آیکون چرخ‌دنده در گوشه‌ی بالا سمت راست کلیک کنید تا “Settings” (تنظیمات) باز شود.
مرحله ۲: به تب “Mail” (ایمیل) بروید.
مرحله ۳: از لیست گزینه‌ها، “Compose and reply” (نوشتن و پاسخ دادن) را انتخاب کنید.
مرحله ۴: به قسمت “Undo send” (لغو ارسال) بروید و تعیین کنید که Outlook.com چند ثانیه قبل از ارسال نهایی منتظر بماند.
مرحله ۵: روی “Save” (ذخیره) کلیک کنید.
اکنون هر بار که ایمیلی ارسال می‌کنید، یک دکمه‌ی “Undo” (لغو) ظاهر خواهد شد. این دکمه فقط چند ثانیه در دسترس خواهد بود، بنابراین اگر می‌خواهید ایمیل را پس بگیرید، باید سریع اقدام کنید.
پس گرفتن ایمیل در Outlook ممکن است، اما به شرایط خاصی بستگی دارد. اگر شما و گیرنده در یک سازمان باشید، می‌توانید از قابلیت “Recall Message” استفاده کنید. در غیر این صورت، پس گرفتن ایمیل ممکن نیست، مخصوصاً در Outlook.com که فقط امکان تأخیر چندثانیه‌ای در ارسال را فراهم می‌کند.
بنابراین، بهترین راه برای جلوگیری از اشتباهات، بررسی دقیق ایمیل قبل از ارسال است. همیشه متن، گیرنده و پیوست‌ها را چک کنید تا نیازی به پس گرفتن ایمیل نداشته باشید. اگر هم به اشتباه ایمیلی را ارسال کردید، سریعاً اقدام کنید، زیرا هرچه دیرتر باشد، احتمال موفقیت کاهش می‌یابد.
پس از حالا، قبل از زدن دکمه‌ی “Send”، یک لحظه تأمل کنید.
