چگونه جلسات را با استفاده از Outlook برنامه‌ریزی کنیم
به گزارش اپ خونه، اگر نیاز دارید از قابلیت تقویم Outlook برای برنامه‌ریزی جلسات استفاده کنید، جای درستی آمده‌اید. این راهنمای گام‌به‌گام را برای ایجاد یک قرار ملاقات، تبدیل آن به جلسه و دعوت از افراد مناسب دنبال کنید.
چگونه جلسات را با استفاده از اوت‌لوک برنامه‌ریزی کنیم – گام به گام
گام ۱: Outlook را باز کنید و روی آیکون تقویم در سمت چپ کلیک کنید.
گام ۲: یک تاریخ و زمان برای جلسه خود انتخاب کنید. روی آن تاریخ کلیک کرده و سپس روی بازه زمانی مورد نظر خود دوبار کلیک کنید.
نکته: می‌توانید روی بازه زمانی راست‌کلیک کرده و گزینه “New Meeting Request” را انتخاب کنید.
گام ۳: اکنون باید یک پنجره جداگانه مشاهده کنید که در آن می‌توانید تمام اطلاعات مرتبط با جلسه را وارد کنید. یک عنوان برای جلسه خود ایجاد کرده و با استفاده از منوی کشویی کنار “End time”، مدت زمان جلسه را انتخاب کنید.
گام ۴: (اختیاری) اگر لازم است، اطلاعات اضافی را در کادر متنی اصلی اضافه کنید.
گام ۵: برای دعوت از افراد به این جلسه، روی آیکون “Invite Attendees” در بالای پنجره قرار ملاقات کلیک کنید. با این کار بخشی به نام “From” (ایمیل شما) و بخش‌های “Required” و “Optional” (شرکت‌کنندگان اجباری و اختیاری) ایجاد می‌شود.
گام ۶: آدرس ایمیل افرادی که می‌خواهید در جلسه حضور داشته باشند را در بخش‌های مربوطه وارد کنید.
گام ۷: مکانی برای جلسه خود اضافه کنید تا شرکت‌کنندگان بدانند کجا باید بیایند.
اگر سازمان شما اتاق‌های جلسه اختصاصی دارد، ممکن است تیم فناوری اطلاعات شما ابزار Room Finder را پیاده‌سازی کرده باشد.
با این حال، اگر کلیک روی این دکمه اطلاعات جدیدی نشان نمی‌دهد، باید مکان جلسه را به‌صورت دستی تایپ کنید.
گام ۸: تصمیم بگیرید که این جلسه یک‌باره باشد یا به‌طور تکرارشونده برگزار شود.
اگر نیاز دارید جلسه‌ای را به‌صورت هفتگی یا ماهانه برگزار کنید، روی آیکون آبی “Make Recurring” کلیک کنید. این آیکون دارای دو فلش منحنی است.
گام ۹: تنظیمات جلسه تکرارشونده خود را ویرایش کنید.
می‌توانید تعیین کنید جلسه چند وقت یک‌بار برگزار شود و آیا این تکرار نامحدود باشد یا پس از مدت زمانی مشخص به پایان برسد.
در این مثال، کاربر مجموعه‌ای از هشت جلسه ماهانه انتخاب کرده که همیشه عصر چهارشنبه به مدت نیم‌ساعت برگزار می‌شوند.
گام ۱۰: روی “OK” کلیک کنید تا اطلاعات تکرار جلسه تأیید شود.
تمام اطلاعات جلسه را دوباره بررسی کرده و روی “Send” کلیک کنید.
نکته مفید: Outlook به شما اطلاع می‌دهد اگر جلسه‌ای با شرکت‌کنندگان ایجاد کرده‌اید اما آن را ارسال نکرده‌اید.
چگونه از Outlook برای برنامه‌ریزی جلسات استفاده کنیم؟
به این ترتیب، گیرندگان دعوت‌نامه را به‌صورت ایمیل دریافت می‌کنند. آن‌ها می‌توانند آن را بپذیرند یا رد کنند و اگر از کاربران Outlook باشند، با پذیرش، جلسه به‌صورت خودکار به تقویم آن‌ها اضافه می‌شود. تقویم شما نیز به‌صورت خودکار نشان می‌دهد چه کسانی حضور خود را تأیید کرده‌اند.
نکته مهم:
اگر زمان یا تاریخ جلسه مناسب نبود، می‌توانید در هر زمان آن را ویرایش کنید.
برای این کار، جلسه را در تقویم باز کرده و به‌صورت دستی آن را تنظیم کنید.
گیرندگان ممکن است در پاسخ خود، زمان دیگری را پیشنهاد دهند.
در نهایت، همیشه می‌توانید تکرارهای جلسه را با کلیک روی دکمه آبی “Edit Recurrence” در پایان جزئیات تکرار، تغییر دهید.
