چگونه قالب ایمیل در Outlook ایجاد کنید
به گزارش اپ خونه، نوشتن ایمیل‌های تکراری می‌تواند خسته‌کننده باشد، مخصوصاً وقتی که بارها و بارها یک متن مشابه را ارسال می‌کنید. این کار زمان زیادی از شما می‌گیرد که می‌توان آن را صرف کارهای مفیدتر کرد. خوشبختانه، مایکروسافت راه‌حلی ارائه داده است – قالب‌هایی که می‌توانید در Outlook بسازید و دیگر نیازی به تایپ مجدد آن‌ها نداشته باشید.
برای این کار، فقط باید بدانید که چگونه قالب ایمیل در Outlook ایجاد کنید، که در این راهنمای گام‌به‌گام خواهید آموخت.
چگونه در Outlook یک قالب ایمیل بسازیم؟
دو بخش اصلی برای ساخت قالب در Outlook وجود دارد – ایجاد قالب و ویرایش آن پس از ذخیره.
از آنجایی که نسخه‌ی جدید Outlook به‌صورت پیش‌فرض قابلیت قالب‌ها را ندارد، باید یک برنامه‌ی افزودنی (Add-in) به آن اضافه کنید. مراحل زیر به شما نشان می‌دهد که چگونه این کار را از طریق نوار ابزار (Ribbon) در Outlook انجام دهید.
مرحله ۱: در نوار بالای Outlook، به بخش “Insert” (درج) بروید و گزینه‌ی “Apps” (برنامه‌ها) را انتخاب کنید.
مرحله ۲: در نوار جستجو، عبارت “My Templates” (قالب‌های من) را تایپ کنید و روی آیکونی با همین نام که ظاهر می‌شود، کلیک کنید. اگر این گزینه را پیدا نکردید، روی “Get add-ins” (دریافت افزونه‌ها) کلیک کرده و دوباره عبارت “My Templates” را جستجو کنید.
مرحله ۳: پس از مشاهده توضیحات افزونه “My Templates”، روی “Continue” (ادامه) کلیک کنید.
مرحله ۴: اکنون تعدادی قالب آماده‌ی مایکروسافت را در مجموعه‌ی خود خواهید دید. اگر یکی از آن‌ها مناسب نیاز شماست، روی آن کلیک کنید و ایمیل خود را بسازید. اما اگر می‌خواهید قالب مخصوص خودتان را ایجاد کنید، گزینه‌ی “+ Template” (افزودن قالب) را انتخاب کنید.
مرحله ۵: در کادر بالایی، نامی برای قالب جدید خود وارد کنید. سپس، متن ایمیل مورد نظر خود را در کادر پایین بنویسید. پس از اتمام، روی دکمه‌ی “Save” (ذخیره) کلیک کنید.
مرحله ۶: حالا قالب ایجادشده در لیست قالب‌ها، در زیر گزینه‌های پیش‌فرض Outlook نمایش داده خواهد شد. روی آن کلیک کنید و تمام! متن قالبی شما در قسمت پیام نمایش داده می‌شود.
پس از نمایش پیام، می‌توانید آن را ویرایش کنید، آدرس ایمیل گیرنده را وارد کنید و مانند هر ایمیل دیگری، با کلیک بر روی دکمه‌ی “Send” (ارسال)، آن را بفرستید.
چگونه به قالب‌های خود دسترسی داشته باشید و آن‌ها را ویرایش کنید؟
بعد از ذخیره‌ی قالب، ممکن است بخواهید آن را تغییر دهید یا حتی از Outlook حذف کنید. مراحل زیر به شما کمک می‌کند این کار را انجام دهید.
مرحله ۱: در نوار ابزار Outlook، روی گزینه‌ی “Insert” کلیک کنید، “Apps” را انتخاب کرده و سپس “My Templates” را دوباره باز کنید.
مرحله ۲: قالب مورد نظر خود را در لیست پیدا کنید و نشانگر ماوس را روی آن ببرید.
مرحله ۳: در گوشه‌ی سمت راست قالب، دو گزینه خواهید دید – یک آیکون سطل زباله و یک آیکون قلم و کاغذ.
• اگر می‌خواهید قالب را حذف کنید، روی آیکون سطل زباله کلیک کنید. دقت کنید که با کلیک روی این گزینه، قالب بدون هیچ پیام تأییدی، بلافاصله حذف خواهد شد.
• اگر می‌خواهید قالب را ویرایش کنید، روی آیکون قلم و کاغذ کلیک کنید. این گزینه برای اصلاح متن قالب، مثلاً در صورت وجود اشتباه تایپی، مفید است.
با استفاده از قالب‌های ایمیل در Outlook، می‌توانید در زمان صرفه‌جویی کنید و روند ارسال ایمیل‌های تکراری را ساده‌تر کنید. فقط کافی است یک بار قالب موردنظر خود را بسازید و هر زمان که نیاز داشتید، از آن استفاده یا ویرایش کنید. این کار نه‌تنها بهره‌وری شما را افزایش می‌دهد، بلکه باعث کاهش خطاهای تایپی و صرفه‌جویی در انرژی نیز می‌شود.
