چگونه گزینه‌های تحویل پیام را در Microsoft Teams تنظیم کنیم
به گزارش اپ خونه، در میان انبوه پیام‌هایی که در چت‌ها و تماس‌های Teams رد و بدل می‌شوند، احتمال نادیده گرفته شدن پیام شما وجود دارد. اما نیازی نیست پیام‌های فوری را چند بار ارسال کنید. کافی است از ابتدا آن‌ها را به‌عنوان پیام فوری علامت‌گذاری کنید.
این راهنما به شما یاد می‌دهد چگونه گزینه‌های تحویل پیام را در Microsoft Teams تنظیم کنید تا پیام شما به سرعت دریافت و خوانده شود.
اهمیت تنظیم گزینه‌های تحویل پیام در Microsoft Teams
اینکه چه پیامی باید برچسب “فوری” بگیرد، کاملاً به شما و سازمانتان بستگی دارد. ممکن است نیاز به تایید سریع برای پیشبرد یک پروژه داشته باشید یا یک ضرب‌الاجل مهم در پیش باشد. هرچه باشد، گزینه‌های تحویل پیام در Microsoft Teams کمک می‌کنند پیام شما دیده شود و امیدواریم به‌موقع پاسخ داده شود.
وقتی یک پیام فوری ارسال می‌کنید، این پیام در چت با کلمات “IMPORTANT!” یا “URGENT!” نمایش داده می‌شود.
اگر علامت قرمز بزرگ همچنان توجه گیرنده را جلب نکند، پیام هر دو دقیقه یک‌بار به او یادآوری می‌شود. این یادآوری‌ها تا ۲۰ دقیقه یا تا زمانی که پیام خوانده شود ادامه خواهند داشت.
نحوه تنظیم گزینه‌های تحویل پیام در Microsoft Teams با استفاده از کامپیوتر
تعیین وضعیت اولویت برای پیام در کامپیوتر بسیار ساده است. مراحل زیر در برنامه دسکتاپ و نسخه وب Microsoft Teams یکسان هستند:
۱. به تب “Chat” در پنل سمت چپ بروید.
۲. روی آیکون مداد در گوشه بالا-راست کلیک کنید تا یک چت جدید شروع کنید.
۳. پیام خود را در کادر متن پایین بنویسید.
۴. پیش از ارسال پیام، روی آیکون “+” در گوشه پایین-راست کادر متن کلیک کنید.
۵. گزینه “Set delivery options” را انتخاب کنید.
۶. گزینه “Important” را انتخاب کنید.
به محض انجام این کار، یک علامت قرمز “IMPORTANT” بالای پیام شما ظاهر می‌شود.
می‌توانید به نوشتن پیام ادامه دهید یا همان‌طور که هست ارسال کنید. پس از ارسال، پیام شما برچسب “IMPORTANT” را حتی پس از خوانده شدن حفظ خواهد کرد. تنها شما می‌توانید این وضعیت را به “Standard” تغییر دهید.
برای انجام این کار، روی پیام نگه دارید تا دکمه “Edit” ظاهر شود. سپس مراحل ۴ تا ۶ را تکرار کنید. اما این بار به جای انتخاب “Important”، گزینه “Standard” را انتخاب کنید.
نحوه تنظیم گزینه‌های تحویل پیام در مکالمات
تغییر وضعیت اضطراری پیام در مکالمات نیز مشابه است. تنها تفاوت در نحوه دسترسی به گزینه “Chat” است.
فرقی ندارد که شما جلسه را شروع کرده‌اید یا فقط در آن شرکت می‌کنید؛ گزینه “Chat” همیشه در پنل بالای صفحه در دسترس شماست.
پس از باز کردن چت، مراحل ۳ تا ۶ را برای تنظیم گزینه تحویل پیام دنبال کنید.
نحوه تنظیم گزینه‌های تحویل پیام در Microsoft Teams با استفاده از گوشی هوشمند
اپلیکیشن موبایل Microsoft Teams به شما این امکان را می‌دهد تا در حال حرکت با تیم خود در ارتباط باشید. اگر یک به‌روزرسانی مهم پیش بیاید، می‌توانید آن را سریعاً با دیگران به اشتراک بگذارید. برای اطمینان از اینکه اهمیت پیام شما درک می‌شود، مراحل زیر را دنبال کنید:
۱. جلسه یا چت خود را شروع کنید.
۲. اگر گزینه “چت/chat” را انتخاب کرده‌اید، می‌توانید بلافاصله شروع به تایپ کنید. در جلسات، به گوشه بالا-راست بروید تا چت را آغاز کنید.
۳. پیام خود را در کادر متن تایپ کنید.
۴. روی علامت “+” در سمت راست پیام ضربه بزنید.
۵. گزینه “Priority” را انتخاب کنید.
۶. وضعیت “Important” یا “Urgent” را انتخاب کنید.
پیام شما فوراً یک علامت قرمز “IMPORTANT!” یا “URGENT!” دریافت می‌کند. این علامت تا زمانی که شما آن را تغییر ندهید، همراه پیام خواهد ماند.
برای تغییر اولویت، روی پیام نگه دارید و گزینه “Edit message” را انتخاب کنید. سپس مراحل ۴ تا ۶ را دنبال کنید تا اولویت جدیدی اختصاص دهید.
تنظیم گزینه‌های تحویل پیام در Microsoft Teams یکی از راه‌های ساده اما مؤثر برای اطمینان از دیده شدن و واکنش سریع به پیام‌های مهم است. با استفاده از این قابلیت، می‌توانید از گم شدن پیام‌های حیاتی خود در میان انبوه مکالمات جلوگیری کنید و ارتباطات کاری خود را بهینه کنید. دفعه بعد که پیام مهمی دارید، حتماً از این ابزار استفاده کنید تا مطمئن شوید پیام شما به موقع دریافت و خوانده می‌شود.
