چگونه یک جدول ورد را به اکسل تبدیل کنیم: راهنمای ساده و کاربردی در ۵ گام
به گزارش اپ خونه، ورد (Word) در سال‌های اخیر قابلیت‌هایش برای کار با اعداد و جداول را بهبود داده است، اما گاهی برای تحلیل پیشرفته داده‌ها و استفاده از توابع قدرتمند اکسل (Excel) به این نرم‌افزار نیاز دارید.
چرا جدول ورد را به اکسل تبدیل کنیم؟
ورد می‌تواند جداول (tables) ساده و نمودارهای (graphs) اولیه را مدیریت کند، اما برای تحلیل عمیق داده‌ها، توابع پیشرفته، ابزارهای فیلترگذاری و فرمت‌دهی مؤثر، اکسل در سطح کاملاً دیگری قرار دارد. اکسل برای مدیریت مجموعه‌های بزرگ داده و محاسبات پیچیده طراحی شده است، در حالی که ورد عمدتاً یک واژه‌پرداز محسوب می‌شود.
اگر به دنبال اضافه کردن موارد حرفه ای به جداول خود هستید یا از کمبود گزینه‌ها در زبانه‌های «Table Design» و «Table Layout» در ورد خسته شده‌اید، شاید وقت آن باشد که جدول خود را به اکسل منتقل کنید.
۵ گام برای تبدیل جدول
مشکل کپی کردن جداول از ورد به اکسل در فرمت‌دهی (formatting) آن‌ها است. یک کپی-پیست ساده می‌تواند باعث بهم ریختگی شود. با این حال، اگر مراحل زیر را دنبال کنید، این کار بسیار ساده خواهد بود:
۱. انتخاب محتوا در ورد:
در ورد، تمام محتوای جدولی که می‌خواهید تبدیل کنید را با کلیک و کشیدن موس یا کلیک روی آیکون «جابجایی» (چهار فلش) در گوشه بالای چپ جدول انتخاب کنید.
۲. کپی کردن محتوا:
متن را با استفاده از میانبر صفحه‌کلید (Ctrl + C) یا کلیک راست و انتخاب «Copy» از منوی زمینه کپی کنید. محتوای شما در کلیپ‌بورد ذخیره می‌شود.
۳. انتخاب سلول‌ها در اکسل:
در اکسل، سلول‌هایی که می‌خواهید جدول ورد را در آن‌ها بچسبانید انتخاب کنید. تعداد ردیف‌ها و ستون‌های انتخابی در اکسل باید دقیقاً با جدول ورد مطابقت داشته باشد.
۴. استفاده از گزینه «Paste Special»:
روی سلول‌های انتخابی راست کلیک کنید تا منوی زمینه ظاهر شود. به جای «Paste»، گزینه «Paste Special» را انتخاب کنید.
۵. چسباندن به‌عنوان متن ساده:
از میان گزینه‌های موجود در بخش «As»، گزینه «Text» را انتخاب کنید تا جدول ورد به‌صورت متن ساده (بدون فرمت‌دهی) وارد شود. سپس روی «OK» کلیک کنید.
محتوا وارد می‌شود و اکنون می‌توانید با تنظیم عرض ستون‌ها، wrappingمتن، افزودن حاشیه سلول‌ها و موارد دیگر، جدول را فرمت کنید.
روش‌های دیگر تبدیل
تبدیل کل سند ورد
اگر جدول بزرگی دارید که نمی‌توان به‌سادگی مانند روش بالا آن را کپی کرد، می‌توانید کل سند را به متن ساده تبدیل کرده و سپس در اکسل وارد کنید. مراحل زیر را دنبال کنید:
۱. یک نسخه از سند ورد را به‌صورت متن ساده ذخیره کنید. برای این کار، کلید F12 را بزنید تا پنجره «Save As» باز شود.
۲. در قسمت «Save as type»، فرمت «Plain Text (.txt)» را انتخاب کرده و فایل را در پوشه دلخواه ذخیره کنید.
۳. در اکسل، به زبانه «Data» بروید و گزینه «Get External Data» را انتخاب کنید.
۴. از منوی کشویی، گزینه «From Text» را انتخاب کرده و فایل متنی که ذخیره کرده‌اید انتخاب کنید.
۵. مراحل وارد کردن داده‌ها را دنبال کنید تا تنظیمات خود را انتخاب کرده و سند را وارد کنید.
تبدیل متن به جدول
اگر محتوای ورد شما فرمت‌شده است اما هنوز در قالب جدول قرار نگرفته، می‌توانید آن را ابتدا به جدول تبدیل کنید و سپس در اکسل وارد کنید.
۱. انتخاب متن در ورد: متن موردنظر برای تبدیل به جدول را انتخاب کنید.
۲. تبدیل متن به جدول: به زبانه «Insert» بروید و گزینه «Table» را کلیک کنید. از منوی کشویی، گزینه «Convert Text to Table» را انتخاب کنید.
۳. تعیین تنظیمات جدول: در پنجره «Convert Text to Table»، تعداد ردیف‌ها و ستون‌های موردنیاز خود را مشخص کنید و انتخاب کنید که متن چگونه جدا شود (براساس پاراگراف‌ها، ویرگول‌ها، تب‌ها یا سایر جداکننده‌ها).
۴. ذخیره به‌صورت فایل متن ساده: روی «OK» کلیک کنید تا متن به جدول تبدیل شود.
سپس کلید F12 را بزنید و سند را به‌صورت فایل «Plain Text (.txt)» ذخیره کنید.
۵. وارد کردن در اکسل: در اکسل به زبانه «Data» بروید، گزینه «Get External Data» را انتخاب کنید و گزینه «From Text» را بزنید. یا می‌توانید جدول را کپی کرده و به‌صورت متن ساده در اکسل جای‌گذاری کنید.
پس از وارد کردن محتوا، می‌توانید سلول‌ها را فرمت کرده و ویرایش‌های لازم را انجام دهید.
تبدیل جداول از ورد به اکسل ممکن است در نگاه اول پیچیده به نظر برسد، اما با دنبال کردن گام‌های درست و استفاده از ابزارهای مناسب، می‌توانید این کار را به‌آسانی انجام دهید. چه بخواهید داده‌های ساده را منتقل کنید و چه بخواهید جداول بزرگ‌تر و پیچیده‌تر را به اکسل ببرید، روش‌های ذکرشده در این مقاله تمام نیازهای شما را پوشش می‌دهد.
با استفاده از این راهنما، می‌توانید از امکانات قدرتمند اکسل برای تجزیه‌وتحلیل داده‌ها و بهبود ارائه اطلاعات خود بهره‌مند شوید. حالا نوبت شماست که این روش‌ها را امتحان کنید و جداول خود را به سطحی حرفه‌ای‌تر برسانید.
