چگونه یک صندوق ایمیل مشترک را در Outlook اضافه کنیم

به گزارش اپ خونه، یک صندوق ایمیل مشترک دقیقاً همان چیزی است که به نظر می‌رسد – صندوق ایمیلی که چندین کاربر می‌توانند به آن دسترسی داشته و از آن استفاده کنند. این قابلیت برای تیم‌های کاری یا گروه‌های دانشجویی عالی است تا پیام‌ها و رویدادهای تقویمی را به‌صورت مشترک مشاهده کنند.

در ادامه نحوه اضافه کردن این صندوق مشترک به Outlook را بررسی می‌کنیم.

پیش از شروع کار: دسترسی به صندوق ایمیل مشترک

قبل از اینکه بتوانید یک صندوق ایمیل مشترک را اضافه کنید، باید دسترسی به آن صندوق را داشته باشید. تنها فردی که می‌تواند این دسترسی را فراهم کند، ادمین حساب کاربری است. بنابراین ممکن است نیاز باشد از ادمین درخواست دسترسی کنید.
تنها زمانی که دسترسی به شما داده شد، می‌توانید با مراحل زیر صندوق را اضافه کنید.

🖥️ نحوه اضافه کردن صندوق ایمیل مشترک در نسخه قدیمی Outlook (کلاسیک)

اگر از نسخه‌های قدیمی Outlook مانند Outlook 2013 یا Outlook 2016 استفاده می‌کنید، گاهی اوقات بستن و باز کردن مجدد نرم‌افزار کافی است تا صندوق مشترک پس از اضافه شدن توسط ادمین ظاهر شود.
اما اگر این روش جواب نداد، مراحل دستی زیر را دنبال کنید:

مرحله ۱: روی دکمه File کلیک کنید.

مرحله ۲: وارد بخش Account Settings شوید و مجدداً روی Account Settings کلیک کنید.

مرحله ۳: حساب ایمیل خود را انتخاب کرده تا برجسته شود و سپس روی دکمه Change در منوی بالا کلیک کنید.

مرحله ۴: در پنجره‌ای که باز می‌شود، روی More Settings کلیک کنید و سپس به تب Advanced بروید.

مرحله ۵: روی Add کلیک کنید و نام صندوق ایمیل مشترک را وارد کنید. سپس روی OK کلیک کنید.

در پنجره Microsoft Exchange روی Apply و سپس OK کلیک کنید.
تمام پنجره‌های باز را ببندید و به صندوق ورودی ایمیل خود بازگردید. حالا باید صندوق ایمیل مشترک را در لیست ببینید و به آن دسترسی داشته باشید.

🖥️ نحوه اضافه کردن صندوق ایمیل مشترک در Outlook 365 (نسخه جدید)

اگر از نسخه جدید Outlook استفاده می‌کنید، ممکن است بستن و باز کردن مجدد نرم‌افزار کافی باشد تا صندوق مشترک ظاهر شود (البته بعد از اینکه ادمین شما را اضافه کرد).
اما اگر این روش جواب نداد، روش دستی زیر را امتحان کنید:

مرحله ۱: وارد بخش Mail شوید.

مرحله ۲: در لیست پوشه‌های سمت چپ، روی نام حساب ایمیل خود کلیک راست کرده و گزینه Add shared folder or mailbox را انتخاب کنید.

مرحله ۳: نام صندوق ایمیل مشترک را وارد کرده و تأیید کنید.

سپس به بخش Mail بازگردید و پوشه Shared with me را پیدا کنید. با باز کردن این پوشه، صندوق ایمیل مشترک را خواهید دید.

🌐 اضافه کردن صندوق ایمیل مشترک در نسخه وب Outlook

در نهایت، می‌توانید به‌جای استفاده از نسخه دسکتاپ، از طریق نسخه تحت وب Outlook نیز صندوق ایمیل مشترک را اضافه کنید.
این روند شباهت زیادی به نسخه جدید Outlook دارد.

مرحله ۱: وارد حساب کاربری Outlook خود شوید و روی دکمه Folders در سمت چپ کلیک راست کنید.

مرحله ۲: روی گزینه Add shared folder or mailbox کلیک کنید.

مرحله ۳: نام صندوق ایمیل مشترک را وارد کرده و آن را اضافه کنید.

حالا باید این صندوق را در لیست پوشه‌های خود ببینید.

✍🏻 صندوق‌های ایمیل مشترک یک ابزار عالی برای بهبود ارتباطات تیمی در محیط‌های کاری و دانشگاهی هستند. با استفاده از این راهنما می‌توانید این قابلیت را در Outlook اضافه کرده و دسترسی‌های مشترک به ایمیل‌ها و تقویم‌ها داشته باشید. فراموش نکنید که دسترسی به این صندوق تنها از طریق ادمین قابل‌ارائه است. پس قبل از هر کاری، مطمئن شوید که دسترسی لازم را دارید.