چگونه یک فایل اکسل بزرگ را به چند فایل کوچک‌تر تقسیم کنیم؟
به گزارش اپ خونه، به‌صورت رسمی، یک فایل اکسل می‌تواند حداکثر دارای ۱٬۰۴۸٬۵۷۶ ردیف و ۱۶٬۳۸۴ ستون باشد. ممکن است تصور شود کسی به فایلی بزرگ‌تر از این نیاز ندارد، اما در عمل گاهی این اتفاق رخ می‌دهد. حتی اگر فایل شما به این حد نرسیده باشد، ممکن است بخواهید آن را به بخش‌های کوچک‌تر و قابل‌مدیریت‌تری تقسیم کنید.
در این مقاله به روش‌های مختلف این کار می‌پردازیم.
روش‌های تقسیم فایل اکسل بزرگ به چند فایل کوچک‌تر
۱. روش دستی
ساده‌ترین (و البته نه لزوماً سریع‌ترین) روش تقسیم فایل، استفاده از ماوس و میانبرهای صفحه‌کلید است. برای این منظور:
۱. ناحیه موردنظر از ردیف‌ها و ستون‌ها را انتخاب کرده و آن را کپی کنید. این کار از طریق کلیک راست و انتخاب گزینه «Copy» یا با استفاده از کلید ترکیبی Ctrl + C قابل انجام است.
۲. یک فایل جدید اکسل باز کنید (Ctrl + N) و داده‌های کپی‌شده را در آن جای‌گذاری کنید (Ctrl + V).
اگر ساختار فایل جدید با ساختار قالب‌بندی فایل اصلی متفاوت است و قصد دارید قالب‌بندی را نیز حفظ کنید، باید از روش جای‌گذاری ویژه (Paste Special) استفاده کنید:
۱. داده‌ها را از فایل اصلی کپی کرده و فایل جدیدی باز کنید.
۲. در فایل جدید، در زبانه Home، روی فلش زیر دکمه “Paste” کلیک کنید.
۴. گزینه‌ای را انتخاب کنید که قالب‌بندی فایل را حفظ می‌کند. با نگه‌داشتن نشانگر ماوس روی هر گزینه، پیش‌نمایش آن نمایش داده می‌شود. برای مثال می‌توان از گزینه «Keep Source Column Widths» استفاده کرد.
۲. استفاده از VBA در اکسل
اگر نیاز دارید تعداد زیادی برگه (برای مثال ۳۰ یا ۴۰ برگه) را از یک فایل اکسل جدا کنید، استفاده از VBA (زبان برنامه‌نویسی داخلی اکسل) گزینه مناسبی برای خودکارسازی این فرایند است. مراحل به شرح زیر است:
۱. ابتدا زبانه «Developer» را به نوار ابزار اکسل اضافه کنید. برای این کار روی یکی از زبانه‌ها راست‌کلیک کرده و گزینه «Customize the Ribbon» را انتخاب کنید.
۲. در پنجره باز شده، در ستون سمت راست، گزینه «Developer» را علامت بزنید و روی «OK» کلیک کنید.
۳. اکنون زبانه Developer در نوار ابزار ظاهر خواهد شد.
۴. فایل اکسل را با فرمت «Excel Macro-Enabled Workbook» ذخیره کنید تا قابلیت اجرای VBA فعال شود. این گزینه در منوی «Save as type» موجود است.
۵. در زبانه Developer، روی دکمه «Visual Basic» کلیک کرده و در پنجره باز شده، روی «Sheet 1» راست‌کلیک کرده و گزینه‌های «Insert» سپس «Module» را انتخاب کنید.
۶. یک ماژول جدید به لیست اضافه می‌شود. آن را به نامی مرتبط مانند «Export_Sheet» (بدون فاصله) تغییر نام دهید.
۷. کد مربوطه را در ویرایشگر وارد کرده و روی دکمه “Play” کلیک کنید تا کد اجرا شود.
۸. در صورت موفقیت‌آمیز بودن عملیات، پیامی دریافت می‌کنید و برگه انتخابی در فایل جداگانه‌ای ذخیره می‌شود.
۳. استفاده از ابزارهای جانبی
در صورتی که کدنویسی برایتان دشوار است و روش دستی نیز پاسخگو نیست، می‌توانید از نرم‌افزارهای جانبی استفاده کنید. ابزارهایی نظیر Split CSV، CSV Splitter و SplitSpreadsheets وجود دارند که این فرآیند را به‌صورت خودکار انجام می‌دهند.
برخی از این ابزارها رایگان و برخی دیگر پولی هستند. اما همواره در استفاده از ابزارهای جانبی احتیاط لازم را به خرج دهید تا از نظر امنیتی با مشکلی مواجه نشوید.
==========================================================================
بنابراین تقسیم فایل‌های بزرگ اکسل به فایل‌های کوچک‌تر می‌تواند به بهبود مدیریت داده‌ها، افزایش سرعت بارگذاری و پردازش اطلاعات کمک کند. بسته به حجم داده‌ها و میزان آشنایی شما با نرم‌افزار اکسل، می‌توانید یکی از سه روش معرفی‌شده را انتخاب کنید:
-
اگر فقط چند برگه دارید و زمان کافی دارید، روش دستی ساده و سریع است.
-
اگر با کدنویسی آشنایی دارید و با فایل بزرگی سروکار دارید، استفاده از VBA راه‌حلی قدرتمند و سریع است.
-
و در نهایت، اگر به دنبال راحتی هستید و ابزارهای جانبی امنی می‌شناسید، نرم‌افزارهای کمکی می‌توانند گزینه خوبی باشند.
در هر صورت، هدف اصلی این است که فایل‌ها را به بخش‌هایی تبدیل کنید که راحت‌تر قابل استفاده، اشتراک‌گذاری و پردازش باشند.
