آموزش همگام‌سازی Microsoft Forms با Excel

.به گزارش اپ خونه، Microsoft Forms به‌دلیل ادغام با دیگر ابزارهای آفیس، گزینه‌ی خوبی برای ساخت نظرسنجی‌ و آزمون‌ آنلاین است. اما برای مشاهده پاسخ‌ها و آنالیز آن‌ها، معمولاً باید از Excel کمک بگیرید.

در ادامه، نحوه‌ی همگام‌سازی Microsoft Forms با Excel را قدم‌به‌قدم بررسی می‌کنیم:

همگام‌سازی Microsoft Forms با Excel در نسخه‌ی تحت‌وب (Excel for the Web)

مرحله ۱: ایجاد، ویرایش و انتشار فرم نظرسنجی یا آزمون از طریق Microsoft Forms.

مرحله ۲: در صفحه‌ی فرم، وارد بخش “View Responses” شوید.

مرحله ۳: اگر حداقل یک پاسخ دریافت کرده باشید، بخش “Insights” در سمت راست ظاهر می‌شود. روی گزینه‌ی “Open Results in Excel” کلیک کنید.

اگر Excel شما به OneDrive متصل باشد (که به‌طور پیش‌فرض در ویندوز ۱۱ فعال است)، یک فایل Excel در OneDrive ذخیره می‌شود. با باز کردن آن، به Excel for the Web منتقل می‌شوید.

حالا این فایل به‌صورت خودکار با فرم Microsoft Forms همگام‌سازی می‌شود. هر زمان پاسخ جدیدی ثبت شود و فایل همچنان در همان پوشه‌ی OneDrive باشد، Excel به‌روز خواهد شد.

نکته: این روش حتی با نسخه‌ی دسکتاپ Office نیز کار می‌کند، اگر حساب Microsoft شما همان حسابی باشد که برای ساخت فرم استفاده شده است.

باز کردن فایل Excel از طریق اپلیکیشن دسکتاپ

مرحله ۱: فرم موردنظر را در سایت Forms باز کنید.

مرحله ۲: صبر کنید تا برنامه همگام‌سازی را انجام دهد (نوار وضعیت بالای صفحه روی “Saved” قرار گیرد).

مرحله ۳: برنامه Excel دسکتاپ را باز کنید.

مرحله ۴: به مسیر File > Open بروید و پوشه OneDrive خود را انتخاب کنید.

مرحله ۵: فایل Excel مربوط به فرم را باز کنید.

مرحله ۶: منتظر بمانید تا پیغام همگام‌سازی از بین برود.

همگام‌سازی Microsoft Forms با Excel از طریق Power Automate

برای خودکارسازی کامل فرایند، باید اشتراک Microsoft ۳۶۵ Business داشته باشید. با این روش، دیگر نیاز نیست برای بروزرسانی پاسخ‌ها فرم را دستی باز کنید.

مرحله ۱: فرم خود را ایجاد کرده و آن را از طریق OneDrive به Excel منتقل کنید (مطابق روش بالا).

مرحله ۲: وارد Power Automate شوید (از طریق مرورگر یا این لینک).

مرحله ۳: در منوی سمت چپ، روی گزینه “Create” کلیک کرده و “Automated cloud flow” را انتخاب کنید.

مرحله ۴: گزینه‌ی “When a new response is submitted” را از Microsoft Forms انتخاب کنید، یک نام برای فلو وارد کرده و “Create” را بزنید.

مرحله ۵: با حساب Microsoft Business ۳۶۵ وارد شوید.

مرحله ۶: در بخش “Pick a form”، فرم موردنظر را انتخاب کنید.

مرحله ۷: روی “New step” کلیک کنید، واژه “forms” را جستجو کرده و “Microsoft Forms” را انتخاب نمایید.

مرحله ۸: از میان گزینه‌ها، “Actions” و سپس “Get response details” را انتخاب کنید.

مرحله ۹: در قسمت “Form Id”، همان فرم مرحله ۶ را انتخاب کنید. در “Response Id”، گزینه “Response Id” را بزنید.

مرحله ۱۰: دوباره روی “New Step” کلیک کرده، عبارت “Excel Online (Business)” را جستجو کنید و “Add a row into a table” را انتخاب کنید.

مرحله ۱۱: فایل Excel مربوطه را از OneDrive انتخاب کرده و نام جدول موردنظر را انتخاب نمایید.

مرحله ۱۲: حالا لیستی از فیلدهای جدول نمایش داده می‌شود. برای هر فیلد، محتوای مرتبط را از پاسخ‌ها انتخاب کنید.

مرحله ۱۳: روی گزینه “Save” کلیک کنید.

اکنون فرم شما به‌طور خودکار هر بار که پاسخ جدیدی دریافت کند، فایل Excel را بروزرسانی خواهد کرد (تا زمانی که فایل در همان محل در OneDrive باقی بماند). حتی اگر محتوا ویرایش شود ولی تیترهای جدول ثابت بماند، همگام‌سازی دچار مشکل نخواهد شد و هر پاسخ جدید در ردیف بعدی درج خواهد شد.