چگونه دکمه‌ای برای پرینت به صورت PDF در مایکروسافت اکسل در ویندوز ۱۱ ایجاد کنیم؟

ایجاد دکمه چاپ به PDF با استفاده از نوار ابزار دسترسی سریع

نوار ابزار دسترسی سریع (Quick Access toolbar) در برنامه‌های آفیس، از جمله اکسل مایکروسافت ، این امکان را به شما می‌دهد تا عملکرد «چاپ به صورت PDF» را فعال کنید. با این روش، می‌توانید هر فایل را به فرمت PDF چاپ کنید. البته برای مشاهده صحیح فایل PDF، به نرم‌افزارهایی مانند Adobe Acrobat Reader نیاز خواهید داشت.

مرحله ۱: اکسل را باز کرده و فایل صفحه‌گسترده مورد نظر خود را باز نمایید.

مرحله ۲: روی منوی File در گوشه بالا سمت چپ کلیک کرده و سپس گزینه Options را از پایین منو انتخاب کنید.

مرحله ۳: در پنجره بازشده، بر روی Quick Access Toolbar کلیک نمایید.

مرحله ۴: از منوی کشویی مربوطه، گزینه All Commands را انتخاب کنید.

مرحله ۵: به پایین اسکرول کنید و گزینه Publish as PDF or XPS را بیابید و انتخاب نمایید.

مرحله ۶: روی دکمه Add کلیک کنید تا فرمان به نوار ابزار اضافه شود. سپس روی دکمه Save در پایین سمت راست کلیک کنید تا تغییرات ذخیره شوند.

پس از بستن پنجره تنظیمات، آیکون چاپ به PDF در نوار ابزار دسترسی سریع ظاهر خواهد شد.

مرحله ۷: پس از انتخاب سلول‌هایی که مایل به چاپ آن‌ها هستید، روی آیکون چاپ به PDF کلیک کنید.

مرحله ۸: نام فایل را وارد کرده، محل ذخیره فایل PDF را مشخص کرده و سپس روی Publish کلیک نمایید.

فایل شما به‌صورت PDF باز خواهد شد و می‌توانید آن را چاپ نمایید (با استفاده از Adobe Reader یا هر نرم‌افزار PDF دیگری که در سیستم‌عامل ویندوز ۱۱ نصب کرده‌اید).

در صورت عدم عملکرد نوار ابزار دسترسی سریع، می‌توانید مطلب جداگانه‌ای که در این خصوص منتشر شده را مطالعه نمایید.

ایجاد دکمه چاپ به PDF با استفاده از دستورات ماکرو در اکسل

دکمه‌های ماکرو به شما این امکان را می‌دهند که مجموعه‌ای از اقدامات را تنها با یک کلیک انجام دهید. برای استفاده از این قابلیت پیشرفته، ابتدا باید تب Developer را در اکسل فعال نمایید.

فعال‌سازی تب Developer:

مرحله ۱: مایکروسافت اکسل را باز کرده و فایل خود را بارگذاری نمایید.

مرحله ۲: روی File کلیک کرده و گزینه Options را انتخاب نمایید.

مرحله ۳: در بخش Customize the Ribbon، به پایین اسکرول کرده و گزینه Developer را فعال نمایید. سپس روی Save کلیک کنید.

پس از فعال‌سازی تب Developer در نوار ریبون، می‌توانید مراحل زیر را دنبال کنید:

مرحله ۱: روی تب Developer در بالای صفحه کلیک کرده و سپس روی گزینه Insert کلیک نمایید.

مرحله ۲: آیکون مربوط به Command Button (ActiveX Control) را انتخاب کرده تا دکمه موردنظر در صفحه‌گسترده شما قرار گیرد.

مرحله ۳: روی دکمه درج‌شده راست‌کلیک کرده و گزینه Properties را انتخاب نمایید.

مرحله ۴: در بخش Caption، نام دکمه را وارد نمایید؛ برای مثال: «Print to PDF».

مرحله ۵: پنجره Properties را ببندید، مجدداً روی دکمه راست‌کلیک کرده و این بار گزینه View Code را انتخاب نمایید.

در این مرحله، پنجره Microsoft Visual Basic for Applications باز خواهد شد. حالا کد زیر را در آن وارد نمایید:

توجه: در خط Sheets(“Sheet1”).Select باید نام شیت مورد نظر خود را وارد کنید. همچنین در خط تعیین محدوده چاپ PrintArea باید سلول‌هایی را مشخص نمایید که مایل به چاپ آن‌ها هستید.

مرحله ۶: کلیدهای Ctrl + S را فشار دهید تا کد ذخیره شود. سپس پنجره Visual Basic را ببندید و روی دکمه ماکرو کلیک نمایید تا فایل اکسل شما به فرمت PDF چاپ شود.

فعال‌سازی مجوزهای ماکرو در مایکروسافت اکسل

برای اینکه دکمه ماکرو بتواند عملکرد صحیحی داشته باشد، باید مجوزهای لازم در تنظیمات فعال شده باشند.

مرحله ۱: روی File کلیک کرده و گزینه Options را انتخاب نمایید.

مرحله ۲: وارد بخش Trust Center شوید.

مرحله ۳: روی Trust Center Settings کلیک کرده و سپس وارد Macro Settings شوید.

مرحله ۴: گزینه‌های زیر را علامت بزنید:

• Enable VBA macros

• Enable Excel 4.0 macros when VBA macros are enabled

• Trust access to the VBA project object model

پس از انجام این تنظیمات و بستن پنجره، دکمه ماکرو شما به‌درستی عمل خواهد کرد و می‌توانید از آن برای چاپ فایل اکسل به PDF استفاده نمایید.