چگونه Microsoft Forms را به Excel متصل (Sync) کنیم؟

به گزارش اپ خونه، Microsoft Forms یکی از ابزارهای ساده و مفید برای ساخت نظرسنجی و آزمون آنلاین است، مخصوصاً اگر از سایر محصولات مایکروسافت مانند Word، Excel و OneDrive هم استفاده می‌کنید.

اما وقتی پای تحلیل و مرتب‌سازی پاسخ‌ها به میان می‌آید، خودِ محیط Forms کافی نیست. برای اینکه بتوانید پاسخ‌ها را فیلتر، دسته‌بندی یا نمودارسازی کنید، بهتر است آن‌ها را وارد Excel کنید.

در این مقاله، سه روش برای این کار آموزش می‌دهیم؛ از ساده‌ترین تا حرفه‌ای‌ترین.

روش اول: اتصال Microsoft Forms به Excel با استفاده از Excel تحت وب (OneDrive)

اگر از Office ۳۶۵ استفاده می‌کنید، این روش بسیار ساده و تا حد زیادی خودکار است.

۱. ابتدا فرم مورد نظر خود را در Microsoft Forms ایجاد و منتشر کنید.

۲. پس از دریافت حداقل یک پاسخ، وارد تب View Responses شوید.

۳. حالا گزینه‌ای به نام “باز کردن در اکسل” (Open Results in Excel) را در قسمت Insights سمت راست مشاهده می‌کنید. روی آن کلیک کنید.

با این کار یک فایل اکسل در OneDrive شما ذخیره می‌شود و در Excel تحت وب یا Excel ۳۶۵ باز خواهد شد.
اگر فایل را در همان پوشه نگه دارید، با هر پاسخ جدید به‌طور خودکار آپدیت می‌شود.

نکته: اگر نسخه‌ی دسکتاپی Office را دارید و به همان اکانتی که فرم را با آن ساخته‌اید وارد شده‌اید، این روش همچنان جواب می‌دهد.

در ادامه به مراحل بعدی میپردازیم:

۴. صفحه‌ی فرم را مجدد باز کنید و منتظر بمانید تا وضعیت ذخیره شدن به صورت “ذخیره شد” (Saved) نمایش داده شود.

۵. برنامه‌ی Excel را روی دسکتاپ خود باز کنید.

۶. از منوی File > Open وارد شوید و پوشه‌ی OneDrive که فایل در آن ذخیره شده را باز کنید.

۷. فایل مربوطه را انتخاب کرده و باز کنید.

۸. منتظر بمانید تا پیغام سینک (sync) ناپدید شود.

روش دوم: همگام‌سازی کامل و خودکار با استفاده از Power Automate

اگر از نسخه تجاری (Business) Microsoft ۳۶۵ استفاده می‌کنید، می‌توانید کاری کنید که پاسخ‌ها بدون نیاز به باز کردن فرم به‌صورت کامل و خودکار به Excel منتقل شوند.

اگر از نسخه‌ی Education (آموزشی) استفاده می‌کنید، ممکن است به Power Automate دسترسی داشته باشید؛ البته به نوع مجوز بستگی دارد و باید با ادمین سیستم خود بررسی کنید.

۱. ابتدا فرم خود را ساخته و همانند روش قبل آن را به Excel و OneDrive منتقل کنید.

۲. وارد سایت Power Automate شوید یا در مرورگر آن را باز کنید.

۳. در منوی سمت چپ روی Create (ایجاد) کلیک کنید.

۴. در صفحه‌ی اصلی، گزینه‌ی “Automated cloud flow” (جریان ابری خودکار) را انتخاب کنید.

۵. در قسمت جستجوی تریگر (Trigger)، گزینه‌ی “When a new response is submitted” را از Microsoft Forms انتخاب کرده و یک نام برای آن تعیین کنید، سپس روی Create کلیک کنید.

۶. وارد حساب Microsoft ۳۶۵ Business خود شوید.

۷. حالا در قسمت Pick a form، فرم مورد نظر خود را انتخاب کنید.

۸. روی New step (مرحله جدید) کلیک کرده و “forms” را جستجو کنید. سپس Microsoft Forms را انتخاب کنید.

۹. از قسمت Actions، گزینه‌ی “Get response details” را بزنید.

۱۰. در قسمت “Form ID” همان فرم را انتخاب کرده و در قسمت “Response ID” مقدار Response ID را از لیست داده‌ها انتخاب کنید.

۱۱. دوباره روی New Step کلیک کرده، “Excel Online (Business)” را جستجو و انتخاب کنید. سپس گزینه‌ی “Add a row into a table” را بزنید.

۱۲. فایل اکسل مربوطه را از OneDrive انتخاب کرده و جدول (Table) مورد نظر را مشخص کنید.

۱۳. در این مرحله، فیلدهای پاسخ‌ها ظاهر می‌شوند. حالا باید فیلدهای فرم را با ستون‌های جدول در Excel تطبیق دهید.

۱۴. روی Save (ذخیره) کلیک کنید.

حالا هر بار که کسی فرم را پر کند، پاسخ‌ها به صورت خودکار در اکسل اضافه خواهند شد — بدون اینکه نیازی به باز کردن فرم یا فایل باشد!